Digitale Zeiterfassung einführen: Leitfaden in 6 Schritten

Viele Unternehmen erfassen Arbeitszeit noch mit Stundenzetteln, Tabellen oder gar nicht systematisch. Der Wechsel auf eine digitale Lösung ist weniger eine technische als eine organisatorische Aufgabe: Regeln klären, Mitbestimmung beachten, Beschäftigte mitnehmen. Dieser Leitfaden beschreibt einen bewährten Ablauf für Unternehmen in Deutschland und Österreich.

Die rechtlichen Grundlagen erklären wir ausführlich in zwei eigenen Artikeln: Arbeitszeiterfassung in Deutschland und Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich.

1. Regeln und Arbeitszeitmodelle sammeln

Bevor Sie ein System auswählen, sollte klar sein, welche Regeln es abbilden muss. Die Quellen dafür sind vielfältig:

• Gesetz: in Deutschland vor allem Arbeitszeitgesetz, Arbeitsschutzgesetz und für bestimmte Gruppen das Mindestlohngesetz; in Österreich Arbeitszeitgesetz und Arbeitsruhegesetz.
• Tarif- bzw. Kollektivvertrag: abweichende Durchrechnungszeiträume, Zuschläge, Verfallsfristen.
• Betriebsvereinbarungen: Gleitzeit, Pausenregelungen, Rufbereitschaft.
• Arbeitsverträge: Teilzeit, All-in-Vereinbarungen, Vertrauensarbeitszeit.

Legen Sie eine Liste aller Arbeitszeitmodelle an, die es in Ihrem Unternehmen gibt, und notieren Sie für jedes: Sollzeit, Rahmenzeiten, Pausenregeln, Umgang mit Mehrarbeit. Diese Liste ist später die Grundlage für die Einrichtung.

2. Betriebsrat und Datenschutz früh einbeziehen

Elektronische Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten und kann Kontrollfunktionen haben. Beides löst Mitwirkungsrechte aus:

• Deutschland: Der Betriebsrat hat bei der Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung und bei technischen Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 BetrVG. In der Praxis wird die Einführung meist in einer Betriebsvereinbarung geregelt.
• Österreich: Je nach Ausgestaltung kann die Zustimmung des Betriebsrats nach § 96 oder § 96a ArbVG erforderlich sein; in Betrieben ohne Betriebsrat kann nach § 10 AVRAG die Zustimmung der einzelnen Beschäftigten nötig sein.

Für den Datenschutz sollten Sie festhalten, welche Daten erfasst werden, wer darauf zugreift, wie lange sie gespeichert werden und auf welcher Rechtsgrundlage das geschieht. Weil die Aufzeichnung gesetzlich vorgesehen ist, kommt vor allem Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Betracht. Funktionen wie Standortortung oder biometrische Verfahren verdienen eine besonders sorgfältige Prüfung – oft sind sie für die Arbeitszeiterfassung gar nicht nötig.

3. Anforderungen an das System festlegen

Aus den ersten beiden Schritten ergibt sich, was das System können muss. Typische Fragen:

• Wo wird gearbeitet? Büro, Werkstatt, Baustelle, Außendienst, Telearbeit – jeder Ort braucht einen passenden Weg zum Stempeln, etwa Browser, Smartphone oder QR-Code am Eingang.
• Wer zeichnet auf? Die Beschäftigten selbst, Vorgesetzte oder beides? Bei Selbstaufzeichnung braucht es einen Kontroll- und Freigabeweg.
• Welche Auswertungen braucht es? Zeitkonten, Überstunden, Urlaub, Abwesenheiten, Auswertungen nach Projekt oder Kostenstelle.
• Welche Systeme sollen angebunden werden? Lohnverrechnung, ERP, Projektmanagement. Jede doppelte Pflege ist eine Fehlerquelle.
• Wie werden Korrekturen behandelt? Wer darf nachträglich ändern, und ist erkennbar, wer wann was geändert hat?

4. Mit einem Team pilotieren

Starten Sie nicht mit dem ganzen Unternehmen. Ein Pilot mit einem Team, das verschiedene Situationen abdeckt – etwa Innendienst und Außendienst –, zeigt schnell, wo die Einrichtung noch nicht passt. Achten Sie im Pilot besonders auf:

• vergessene Stempelungen und wie sie nachgetragen werden,
• Sonderfälle wie Dienstreisen, Rufbereitschaft oder geteilte Dienste,
• die Verständlichkeit von Zeitkonto und Monatsübersicht für die Beschäftigten.

5. Beschäftigte informieren und schulen

Zeiterfassung wird schnell als Kontrolle empfunden. Erklären Sie deshalb offen, warum erfasst wird, welche Daten gespeichert werden und wer sie sieht. Betonen Sie den Nutzen für die Beschäftigten: Überstunden werden sichtbar, das Zeitkonto ist jederzeit nachvollziehbar, Urlaubsanträge laufen ohne Papier.

Eine kurze Einführung pro Team und eine einseitige Anleitung reichen meist aus, wenn das System einfach zu bedienen ist.

6. Einführen, auswerten, nachschärfen

Nach dem Pilot folgt die Einführung für alle. Planen Sie in den ersten Wochen regelmäßige kurze Auswertungen ein: Wo fehlen Stempelungen? Wo häufen sich Korrekturen? Treten Hinweise auf fehlende Pausen oder zu kurze Ruhezeiten auf? Solche Muster zeigen, ob Regeln im System noch nicht stimmen – oder ob sich an der Organisation der Arbeit etwas ändern sollte.

Wie Cairos dabei unterstützt

Cairos ist auf diesen Ablauf ausgelegt. Beschäftigte stempeln im Browser, am Smartphone oder per QR-Code, sehen Zeitkonto, Überstunden und Resturlaub im Employee Self Service und stellen Anträge digital. Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit und Feiertage lassen sich abbilden, Änderungen werden mit Zeitpunkt und Person protokolliert. Hinweise auf Auffälligkeiten helfen, Lücken vor der Monatsfreigabe zu schließen, und über Schnittstellen gehen die Zeiten an Lohnverrechnung und ERP.

Welche Regeln im Einzelnen gelten und wie Mitbestimmung und Datenschutz in Ihrem Unternehmen umzusetzen sind, klären Sie am besten mit Ihrer Rechtsberatung. Wir zeigen Ihnen gern in einer Demo, wie Ihre Arbeitszeitmodelle in Cairos aussehen.