Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Rechtslage und Reform 2026

Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 ist Arbeitszeiterfassung in Deutschland kein Thema mehr, das man aufschieben kann. Gleichzeitig kursieren viele Missverständnisse: Muss es eine App sein? Ist Vertrauensarbeitszeit abgeschafft? Und was ändert die angekündigte Reform? Dieser Artikel ordnet den Stand im September 2026 ein und trennt dabei klar zwischen geltendem Recht und Plänen.

Der Ausgangspunkt: das EuGH-Urteil von 2019

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof entschieden (C-55/18), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann. Hintergrund ist die EU-Arbeitszeitrichtlinie: Ohne Aufzeichnung lässt sich kaum prüfen, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.

Wie ein solches System aussehen muss, hat der EuGH offengelassen. Die Mitgliedstaaten dürfen die Form festlegen und dabei Besonderheiten einzelner Branchen und die Größe von Unternehmen berücksichtigen.

Was in Deutschland heute gilt

Die Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz

Der deutsche Gesetzgeber hat nach dem EuGH-Urteil zunächst nicht reagiert. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass die Pflicht dennoch besteht: Sie folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, ausgelegt im Licht des EuGH-Urteils. Arbeitgeber sind danach verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen – nicht nur Überstunden, wie es § 16 Abs. 2 ArbZG vorsieht.

Wichtig für die Praxis:

• Keine vorgeschriebene Form. Das geltende Recht verlangt keine elektronische Erfassung. Auch Aufzeichnungen auf Papier können genügen.
• Delegation ist möglich. Die Beschäftigten können ihre Zeiten selbst aufzeichnen. Die Verantwortung dafür, dass aufgezeichnet wird, bleibt beim Arbeitgeber.
• Kein unmittelbares Bußgeld. Für einen Verstoß gegen diese allgemeine Pflicht sieht das Arbeitsschutzgesetz kein direktes Bußgeld vor. Die Aufsichtsbehörde kann jedoch eine Anordnung erlassen (§ 22 Abs. 3 ArbSchG); wer einer vollziehbaren Anordnung nicht nachkommt, handelt ordnungswidrig (§ 25 ArbSchG).

Die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes

Die Erfassung ist kein Selbstzweck. Sie soll sichtbar machen, ob die Regeln des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Die wichtigsten davon:

Regel	Inhalt	Norm
Werktägliche Arbeitszeit	höchstens 8 Stunden; bis zu 10 Stunden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden	§ 3 ArbZG
Ruhepausen	mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 bis 9 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden; teilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten; nicht länger als 6 Stunden am Stück ohne Pause	§ 4 ArbZG
Ruhezeit	mindestens 11 Stunden ununterbrochen nach Ende der täglichen Arbeitszeit	§ 5 ArbZG
Aufzeichnung über 8 Stunden	Arbeitszeit über die werktäglichen 8 Stunden hinaus aufzeichnen und mindestens 2 Jahre aufbewahren	§ 16 Abs. 2 ArbZG

Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können in bestimmten Grenzen abweichende Regeln vorsehen. Welche davon für Ihr Unternehmen gelten, hängt vom Einzelfall ab.

Besondere Pflichten für Minijobs und bestimmte Branchen

Strengere Vorgaben gelten schon länger nach § 17 Mindestlohngesetz: Für geringfügig Beschäftigte (außer in Privathaushalten) und für Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – etwa Bau, Gastronomie und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik, Gebäudereinigung oder Wach- und Sicherheitsgewerbe – müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin möglich. Sie bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die Kontrolle verzichtet, wann genau gearbeitet wird – nicht, dass die Arbeitszeit nicht aufgezeichnet wird. Nach dem BAG-Beschluss muss auch bei Vertrauensarbeitszeit erfasst werden. Das Bundesarbeitsministerium weist darauf hin, dass die Aufzeichnung an die Beschäftigten übertragen werden kann.

Die geplante Reform: Stand September 2026

Hier ist Vorsicht geboten, denn über die Reform wird viel berichtet, beschlossen ist aber noch nichts.

• Referentenentwurf 2023. Das Bundesarbeitsministerium hat 2023 einen Entwurf vorgelegt, der eine elektronische Erfassung am Tag der Arbeitsleistung vorsah. Er wurde nicht beschlossen.
• Koalitionsvertrag 2025. CDU/CSU und SPD haben angekündigt, die Pflicht zur elektronischen Erfassung „unbürokratisch“ zu regeln, mit Übergangsregeln für kleine und mittlere Unternehmen. Außerdem soll eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit möglich werden. Das ist eine politische Absichtserklärung, kein Gesetz.
• Referentenentwurf vom 18.06.2026. Nach Berichten von Kanzleien und Verbänden sieht ein neuer Entwurf unter anderem eine elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer am Tag der Arbeitsleistung vor, gestaffelte Übergangsfristen nach Unternehmensgröße, Ausnahmen für sehr kleine Betriebe und eine Wochenhöchstarbeitszeit nur auf Grundlage eines Tarifvertrags. Der Entwurf ist nicht offiziell veröffentlicht; Details können sich im weiteren Verfahren ändern.

Nach unserem Recherchestand gibt es bis Ende September 2026 keinen Kabinettsbeschluss und kein Gesetzgebungsverfahren im Bundestag. Es gelten also weiterhin der tägliche Rahmen des Arbeitszeitgesetzes und die formfreie Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz. Wir aktualisieren diesen Artikel, sobald sich daran etwas ändert.

Für Unternehmen mit Standorten in Österreich gelten eigene Regeln – siehe Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich.

Mitbestimmung und Datenschutz

Wer ein Zeiterfassungssystem einführt, sollte zwei Themen früh einplanen:

• Betriebsrat. Ein Initiativrecht darauf, dass überhaupt erfasst wird, hat der Betriebsrat nach dem BAG-Beschluss nicht – die Pflicht folgt bereits aus dem Gesetz. Bei der Ausgestaltung und bei technischen Systemen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, bestehen aber Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 BetrVG. In der Praxis wird die Einführung daher meist in einer Betriebsvereinbarung geregelt.
• Datenschutz. Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Weil die Aufzeichnung gesetzlich vorgeschrieben ist, kommt als Rechtsgrundlage vor allem Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Betracht. Zweck, Zugriffsrechte und Speicherdauer sollten dokumentiert und den Beschäftigten erklärt werden.

Was sich in der Praxis bewährt

Unabhängig davon, wie die Reform am Ende aussieht, lohnt es sich, die Erfassung so aufzusetzen, dass sie im Alltag funktioniert (einen ausführlichen Ablauf beschreibt unser Leitfaden zur Einführung einer digitalen Zeiterfassung):

1. Am Tag erfassen, nicht am Monatsende. Nachträgliche Rekonstruktionen sind ungenau und aufwendig. Eine Erfassung beim Kommen, Gehen und bei Pausen ist näher an dem, was der EuGH als „objektiv und verlässlich“ beschreibt.
2. Den Beschäftigten Einblick geben. Wer das eigene Zeitkonto sieht, bemerkt Fehler selbst. Das entlastet die Personalabteilung.
3. Auffälligkeiten früh sichtbar machen. Fehlende Pausen oder zu kurze Ruhezeiten sollten nicht erst bei einer Prüfung auffallen, sondern in dem Moment, in dem sie entstehen.
4. Änderungen nachvollziehbar halten. Korrekturen sind normal. Wichtig ist, dass erkennbar bleibt, wer wann was geändert hat.
5. An bestehende Systeme anbinden. Doppelte Pflege zwischen Zeiterfassung und Lohnverrechnung kostet Zeit und erzeugt Fehler.

Wie Cairos dabei unterstützt

Cairos ist eine Plattform für digitale Arbeitszeiterfassung, die auf die beschriebenen Anforderungen ausgerichtet ist: Beschäftigte stempeln im Browser, am Smartphone oder per QR-Code, sehen ihr Zeitkonto im Employee Self Service und stellen Anträge digital. Cairos weist auf Pausen, Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten hin und protokolliert Änderungen mit Zeitpunkt und Person. Über Schnittstellen lassen sich die Zeiten an Lohnverrechnung und ERP übergeben.

Ob Ihre konkrete Umsetzung allen Anforderungen genügt, hängt auch von Ihren Arbeitszeitmodellen, Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen ab. Das klären Sie am besten mit Ihrer Rechtsberatung – wir zeigen Ihnen gern, wie sich Ihre Regeln in Cairos abbilden lassen.