Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich: Pflichten nach § 26 AZG

In Österreich ist die Aufzeichnung der Arbeitszeit seit Langem gesetzlich geregelt – lange bevor der Europäische Gerichtshof 2019 eine Erfassungspflicht für die ganze EU festgestellt hat. Trotzdem ist die Praxis oft lückenhaft: Stundenzettel werden am Monatsende nachgetragen, Pausen fehlen, und bei Gleitzeit oder Telearbeit ist unklar, was genau aufgezeichnet werden muss. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Regeln im Arbeitszeitgesetz (AZG) mit Stand September 2026.

Die Grundpflicht nach § 26 AZG

Der Arbeitgeber muss Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden führen (§ 26 Abs. 1 AZG). Bei Durchrechnungsmodellen sind zusätzlich Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraums festzuhalten. Die Aufzeichnungen sind in der Betriebsstätte zu führen, und dem Arbeitsinspektorat ist auf Verlangen Auskunft und Einsicht zu geben (§ 26 Abs. 6 AZG).

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Papier, Tabellen und elektronische Systeme sind grundsätzlich möglich. Entscheidend ist, dass sich aus den Aufzeichnungen die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ergibt.

Erleichterungen – und ihre Voraussetzungen

Das AZG kennt mehrere Erleichterungen. Sie gelten jeweils nur unter bestimmten Bedingungen:

Situation	Was aufzuzeichnen ist	Voraussetzung	Norm
Gleitzeit mit Selbstaufzeichnung	Beschäftigte zeichnen selbst auf	Vereinbarung; Arbeitgeber leitet an, lässt sich die Aufzeichnungen nach der Gleitzeitperiode aushändigen und kontrolliert sie	§ 26 Abs. 2
Weitgehend selbstbestimmte Lage der Arbeitszeit und des Arbeitsorts oder Arbeit überwiegend in der Wohnung	nur die Dauer der Tagesarbeitszeit (Saldenaufzeichnung)	–	§ 26 Abs. 3
Selbstaufzeichnung in diesen Fällen	Beschäftigte zeichnen die Salden selbst auf	Betriebsvereinbarung; Anleitung, regelmäßige Aushändigung und Kontrolle	§ 26 Abs. 4
Pausen	keine Aufzeichnung der Ruhepausen	Betriebsvereinbarung bzw. schriftliche Vereinbarung legt die Pausen fest, und davon wird nicht abgewichen	§ 26 Abs. 5
Fixe Arbeitszeiteinteilung	nur Abweichungen laufend; Einhaltung wird regelmäßig bestätigt	schriftlich festgehaltene Arbeitszeiteinteilung; Bestätigung mindestens am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode	§ 26 Abs. 5a

Für leitende Angestellte, denen maßgebliche selbständige Entscheidungsbefugnis übertragen ist und deren Arbeitszeit nicht gemessen oder vorherbestimmt wird, gilt das AZG nicht (§ 1 Abs. 2 Z 8 AZG) – und damit auch nicht die Aufzeichnungspflicht.

Ob die Erleichterungen in jeder Konstellation mit dem EuGH-Urteil von 2019 vereinbar sind, wird in der Fachliteratur diskutiert. Wer sie nutzt, sollte die Voraussetzungen sorgfältig dokumentieren.

Rechte der Beschäftigten

Beschäftigte haben einmal monatlich Anspruch auf kostenfreie Übermittlung ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen, wenn sie diese nachweislich verlangen (§ 26 Abs. 8 AZG).

Fehlen Aufzeichnungen, kann das für den Arbeitgeber teuer werden: Verfallsfristen sind gehemmt, solange die Übermittlung verwehrt wird oder die tatsächliche Arbeitszeit wegen fehlender Aufzeichnungen nicht zumutbar festgestellt werden kann (§ 26 Abs. 9 AZG). Ansprüche, die sonst nach kollektivvertraglichen Fristen verfallen wären, können dann länger geltend gemacht werden.

Die wichtigsten Grenzen

Die Aufzeichnungen dienen dazu, die Einhaltung der Arbeitszeitgrenzen nachvollziehen zu können:

Regel	Inhalt	Norm
Normalarbeitszeit	8 Stunden täglich, 40 Stunden wöchentlich, soweit nichts anderes bestimmt ist	§ 3 Abs. 1 AZG
Höchstarbeitszeit	12 Stunden täglich, 60 Stunden wöchentlich; im Durchschnitt höchstens 48 Stunden über 17 Wochen	§ 9 AZG
Ruhepause	mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden Tagesarbeitszeit; teilbar in 2 × 15 oder 3 × 10 Minuten	§ 11 AZG
Tägliche Ruhezeit	mindestens 11 Stunden ununterbrochen	§ 12 AZG
Wochenendruhe	36 Stunden, in die der Sonntag fällt	§ 3 ARG

Kollektivverträge und Betriebsvereinbarungen können innerhalb der gesetzlichen Grenzen abweichende Regeln vorsehen, etwa längere Durchrechnungszeiträume oder verkürzte Ruhezeiten mit Ausgleich.

Gleitzeit

Gleitzeit muss in einer Betriebsvereinbarung oder, in Betrieben ohne Betriebsrat, in einer schriftlichen Vereinbarung geregelt werden (§ 4b AZG). Sie muss unter anderem die Dauer der Gleitzeitperiode, den Gleitzeitrahmen, das Höchstausmaß übertragbarer Zeitguthaben und Zeitschulden sowie Dauer und Lage der fiktiven Normalarbeitszeit festlegen.

Telearbeit

Seit 1. Jänner 2025 gilt das Telearbeitsgesetz; die Regelung zum „Homeoffice“ wurde auf Telearbeit in der Wohnung oder an anderen Orten außerhalb des Unternehmens erweitert (§ 2h AVRAG). Eine eigene Aufzeichnungsregel enthält es nicht – es gilt § 26 AZG. Die Erleichterung der Saldenaufzeichnung kann für Beschäftigte greifen, die überwiegend in ihrer Wohnung arbeiten oder Lage und Ort ihrer Arbeit weitgehend selbst bestimmen.

Strafen nach § 28 AZG

Das AZG sieht Verwaltungsstrafen vor. Stand September 2026:

• Mangelhaft geführte Aufzeichnungen oder eine Verletzung der Auskunfts- und Einsichtspflicht gegenüber dem Arbeitsinspektorat: EUR 20 bis 436 (§ 28 Abs. 1 AZG).
• Fehlende Aufzeichnungen: EUR 72 bis 1.815, im Wiederholungsfall EUR 145 bis 1.815 (§ 28 Abs. 2 AZG). Derselbe Rahmen gilt etwa für das Überschreiten der Höchstarbeitszeit oder nicht gewährte Ruhepausen und Ruhezeiten.
• Schwere Fälle im Wiederholungsfall, etwa eine Überschreitung der Höchstarbeitszeit um mehr als 20 Prozent: EUR 218 bis 3.600 (§ 28 Abs. 4 AZG).

Wichtig: Kann die tatsächliche Arbeitszeit wegen fehlender oder mangelhafter Aufzeichnungen nicht festgestellt werden, sind die Verstöße nach § 28 Abs. 8 AZG für jeden betroffenen Arbeitnehmer gesondert zu bestrafen. Bei vielen Beschäftigten können sich die Beträge dadurch vervielfachen.

Betriebsrat und Zustimmung

Wird ein elektronisches Zeiterfassungssystem eingeführt, sind die Mitwirkungsrechte des Betriebsrats zu beachten:

• Systeme zur automationsunterstützten Verarbeitung personenbezogener Daten können nach § 96a ArbVG zustimmungspflichtig sein. Die Zustimmung ist nicht nötig, soweit die Verarbeitung nicht über gesetzliche, kollektivvertragliche oder arbeitsvertragliche Pflichten hinausgeht.
• Kontrollmaßnahmen und technische Systeme, die die Menschenwürde berühren, brauchen nach § 96 ArbVG die Zustimmung des Betriebsrats. Das kann etwa bei Ortung, biometrischen Verfahren oder Leistungsauswertungen relevant werden.
• In Betrieben ohne Betriebsrat kann nach § 10 AVRAG die Zustimmung jedes einzelnen Beschäftigten erforderlich sein.

Welche dieser Regeln für ein konkretes System gilt, hängt von dessen Funktionen und Einstellungen ab und sollte vor der Einführung geklärt werden.

Was sich in der Praxis bewährt

Einen Schritt-für-Schritt-Ablauf für die Umstellung beschreibt unser Leitfaden zur Einführung einer digitalen Zeiterfassung. Für Standorte in Deutschland gelten andere Regeln – siehe Arbeitszeiterfassung in Deutschland.

1. Zeitnah erfassen. Aufzeichnungen, die am Tag der Arbeit entstehen, sind genauer als nachträgliche Rekonstruktionen.
2. Pausen bewusst regeln. Entweder erfassen oder die Voraussetzungen des § 26 Abs. 5 AZG sauber schaffen und einhalten.
3. Gleitzeit und Salden transparent machen. Beschäftigte, die ihr Zeitguthaben sehen, erkennen Fehler selbst.
4. Übermittlung vorbereiten. Wenn Beschäftigte ihre Aufzeichnungen verlangen, sollten sie auf Knopfdruck verfügbar sein.
5. Korrekturen nachvollziehbar halten. Wer wann was geändert hat, sollte auch später erkennbar sein.

Wie Cairos dabei unterstützt

Cairos ist in Wien entwickelt und auf die Aufzeichnung nach § 26 AZG ausgerichtet: Beschäftigte erfassen Kommen, Gehen und Pausen im Browser, am Smartphone oder per QR-Code, sehen ihr Zeitkonto und ihre Gleitzeitsalden im Employee Self Service und stellen Anträge digital. Cairos weist auf Pausen, Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten hin, bildet Arbeitszeitmodelle und österreichische Feiertage ab und protokolliert Änderungen mit Zeitpunkt und Person. Monatsübersichten für Beschäftigte und die Übergabe an die Lohnverrechnung sind Teil des Ablaufs.

Welche Regeln in Ihrem Betrieb gelten – aus Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder Einzelvertrag –, klären Sie am besten mit Ihrer Rechtsberatung oder Ihrer Interessenvertretung. Wir zeigen Ihnen gern, wie sich diese Regeln in Cairos abbilden lassen.